陈望南主任

2014年9月23日下午，我院首期行政干部专题培训会在实验楼会议室顺利举行，中山大学校长办公室主任陈望南博士受邀担任主讲人，分享了他对行政工作的若干认识和办公室工作的一些体会。会议由学院党委副书记、副院长唐燕主持，各行政职能部门负责人、各系办公室主任及学工办主任参加。

陈望南主任用“学术共同体”、“教授就是大学”、“善待学生”与“人心向学”四个关键词概括了大学的实质及本质任务，明确指出行政要为学术服务。但他同时强调，没有一流的行政，就不可能有一流的大学。教师与行政人员应如两条平行线般承担各自的职责与使命，“双方互相尊重，各安其位，则校大治”。行政人员明确其在大学中的定位后，就可以以一种非常放松，同时又非常专业、非常富于责任心和使命感的心态去工作，去生活。

紧接着，陈望南主任以原始人狩猎行为作比喻，指出办公室的首要任务便是为领导服务，发挥“承上启下，沟通内外，协调左右”的枢纽作用，站在全局高度进行综合与协调。他认为，办公室职员在工作中维持心态平衡很重要，而要维持心态平衡，关键在于通过“专业化”找到成就感。

随后，陈望南主任对行政人员的素质提出谨言慎行、有公心、有底气、有朝气、谦逊、协作、乐于并善于沟通等共性要求。他指出，谨言慎行，是一种“专业”行为，是说话行动要分场合，分对象；“公心”是凡事维护学校的利益而不是个人或者小团体的利益，对于领导者而言，公心则是待人接物一碗水端平，具有“公信力”；有“底气”是指每个人都要专业化，“成为自己这一摊子的专家’；有朝气则是一个部门工作可持续发展的保证；谦逊是有融洽的人际关系的前提；协作则是团队工作的必然要求；而沟通存在于工作中的每一环节。

会上，陈望南主任还以其18年的办公室工作经验为基础，分享了 “事贵因循”、“三七创新”“、“和为贵”、“设立底线”、“多汇报少请示”等10条办公室工作体会。他特别强调，工作目标应是做事而不是做官，关键是把事情做好。他建议在办公室工作中要时常有创新，用30%的精力完成70%的日常工作，70%的精力完成30%的创新工作，再将创新部分加入日常工作内容，才能保证办公室工作有突破、有发展。

在“题外话”部分，陈望南再次强调，办公室工作的重点就是“做方案”，即总体把握、细化工作、统筹分工的俯瞰过程。而对于办公室工作的另一重头戏公文写作，陈望南主任表示，公文写作具有写作的受命性、目的的专指性、读者的确定性、写作的集体性和程式化等特点。一篇合规规范有质量的公文应该做到真实、规范和实用，文字要具有简洁性，点到即止。公文写作水平只有通过多写、多练、多看、多学才能提高，唯一捷径是关注公文的程式化，尽量建立通用模板。此外，陈望南主任联系我院引进台湾博士的实际情况，特别提出公文写作时一定要使用规范汉字，而不是滥用繁体字。

最后，陈望南主任特意分享了首问责任制、逐级负责制、办事时限制度、行政协调机制、目标管理责任制、工作督办机制及行政问责制度等中山大学行政的几个关键机制以供参考， 令我院行政人员受益匪浅。

唐燕副书记、副院长表示，希望此次培训能让我院行政人员对如何做好行政工作有更多思考和感悟，在今后的工作中都能保持一个平和、享受的心态。接下来，我院还将举行一系列行政干部专题培训与交流，进一步加强学院行政工作水平。